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体验虚拟办公室
体验虚拟办公室
您是否正准备自己开展业务并需要节约现金?
在签署办公室租赁合同或通过抵押贷款购买办公楼之前,您是否想首先评估一下商海中的风浪?
您的业务是否适合在虚拟环境中运作?您的员工是否愿意在家中、车上或依靠其他移动设备工作?
或者,您只是认为环境方面的好处就足以让您考虑虚拟办公?
 
无论您的理由是什么,文章将指导您成功应对建立虚拟办公室时将面临的一些问题。此外,我们还会讨论仅在网上运营业务的优势和劣势。首先,我们来看一下您的工作将在何处完成。
 
从技术上来讲,您的办公室就是您的所在之处。凭借现有技术,您几乎可以在任何地方开展业务。家中、车上、机场、海滩、甚至山顶都可能成为您的办公室。通常情况下,无论是否外出,办公基地都在家中。如果是这种情况,您需要良好的准备工作。其中包括安静的环境,以远离家中常有的干扰。这些干扰多种多样,包括冰箱、电视、孩子等,都有可能成为干扰。
 
如果想要工作,您就必须制定规章制度,并将您的办公室作为指定的办公场所(即使办公室设在卧室或厨房,也是这样)。将办公室设在自己喜欢的地方。如果地下室黑暗而且很闷,您可能不大喜欢呆在那里。原则是:选择最有利于完成工作的地方。
 
第一印象非常重要
但是,办公地址怎么办呢?如果您把公司开在家里,您可能不想将家庭地址用作办公地址。依据业务类型,它可能无法给人留下您所需要的印象。这种情况下有两种选择:租用一个邮政信箱,或者使用CMRA(商业信件接收代理)信箱服务。后者提供给您一个看起来很像公司的地址和门牌号。
这两个选择都有一个缺点,即需要您到别的地方收信(不过可能有送信上门服务)。邮政信箱还有一个缺点,即无法接收包裹,因为邮递员不能将其投到邮政信箱。如果使用提供门牌号(实际上是信箱号码的另一种叫法)的服务,您可以收到包裹。您还可以24小时收发,并可要求包裹抵达时进行通知。
 
如果您的工作需要拜访客户或去家庭工作基地以外的其他地方,您或许应该考虑购买一台笔记本电脑,而非台式机。有了笔记本,您就可以随身携带文件,并且不会发生重要文件丢在办公室这种尴尬局面。经常携带笔记本外出可能不太方便,但可以选择功能强大的轻质机型。只要确保拥有一款优质的手提包,有肩带和存放硬拷贝文件的空间即可。
 
如果您不喜欢总使用笔记本的键盘和小屏幕进行工作,还有其他解决方法。没错,有人为您考虑了一切!要在家庭办公室中更有效地使用笔记本,可以安装扩展坞,然后只要将笔记本插入扩展坞中就可以了。通过扩展坞,您很容易实现与显示器、键盘、鼠标、打印机、传真机、扫描仪以及其他外围设备保持连接,并随时可以使用这些设备。将笔记本插入扩展坞后,就可以像标准台式机一样使用,而无需担心与另一台计算机的文件传送或同步。
 
如果您不需要外出,或外出时不需要访问所有文件,则只要配备传统的台式机即可。请确保拥有足够的硬盘空间、可同时运行几个程序的内存以及速度适当的处理器。如果进行图形工作(与图像、图片或动画相关的一切工作),您就需要快得多的处理器,以及较大的硬盘空间和RAM。
 
您可能要考虑的其他设备和硬件包括:
一部600-1200dpi黑白激光打印机,如果最终文件需要清晰、高质量的黑白输出。另外,激光打印机的输出速度最快,因此,如果您要打印的量较大,也应该考虑激光打印机。
彩色激光打印机,如果您的文件需要高质量的彩色插图、相片或图表。这两种打印机都比较昂贵,因此请对比打印质量,确定是否需要稍便宜的喷墨打印机。
喷墨打印机,如果您需要优质的文本、彩色图表、图片或相片。使用喷墨打印机时,所用的纸张常常会决定打印的质量。请使用最适合您工作的纸张。另外,可以取得不同机型的测试打印,比较其质量后再购买。喷墨打印机可以提供很高的质量,但打印速度比激光打印机慢。
 
传真机,如果您需要经常传真纸质文件。您也可以选择E-Fax等在线传真服务。扫描仪,如果您需要扫描文件或相片。您还可以将扫描仪与电子邮件、传真软件搭配使用,代替普通传真机。CD刻录机(CD-RW),如果您需要以电子方式向客户提供大型文件,或想在CD上备份文件。CD刻录机有很多商务用途,更不用说自制音乐CD的能力了。DVD 刻录机(DVD-RAM),如果您需要以电子方式向客户提供特别大的文件,如视频文件。可移动媒体存储设备。此类中,Iomega™提供的驱动器最为常见,称为 Zip™驱动器,但与此类似的其他驱动器也有很多。数据会写入磁盘,就像写入软盘一样。区别在于可写入的数据量。目前,ZIP驱动器可以使用 100Mb和250Mb的磁盘。Iomega还生产Jazandtrade驱动器,可使用数据容量高达2G的磁盘。调制解调器用于接入互联网、进行电子传真传输和收发电子邮件。它可以是使用电话线拨号接入的标准调制解调器,也可以是使用电话线但不占用电话线DSL的调制解调器,还可以是使用有线电视电缆的电缆调制解调器。DSL和电缆调制解调器用于宽带互联网接入,需要特别的连接。数码相机,如果您的工作需要照片来做演示、报告、网站或其他文件。虽然您也可以使用普通相机和扫描仪为文件制作数码照片,但使用数码相机可即时得到结果,比冲印胶卷更高效。使用实际相片扫描而成的数码图像质量较好,但对大多数商业应用来说,数码相机拍摄的图像已足够清晰。用于营销材料的图像可能需要较高的质量。多功能扫描、传真、复印和打印一体机,如果空间有限,并且质量不是非常关键。但是要知道,如果这种设备中有一部分出了故障,其他功能在修复之前也将无法使用!由于技术领域中设备的更替频率很高,所以我们就不再详细介绍您办公室所需计算机设备的技术规范了。
 
软件方面
软件方面有几个选择可供考虑。如果您独立工作,不需要与其他人协调,那么满足您的软件要求并不困难。下面是您可能需要的一些软件类别,以及一些最受欢迎的软件包的链接:
电子邮件:您可以使用互联网服务供应商(ISP)提供的电子邮件程序,但Microsoft Outlook Express或Eudora之类的程序可以为您提供良好的电子邮件功能,并且如果您更换ISP,也无需更换程序。
文字处理软件:Microsoft Word、WordPerfect和Lotus Word Pro
电子表格和数据库软件:Microsoft Excel、Lotus 1-2-3、Intuit QuickBase
演示软件:Microsoft PowerPoint或Astound。
杀毒软件:McAfee或Norton AntiVirus
计算机维护软件:Symantec Norton Utilities、McAfee或TechTool Pro
可携式文件格式 (PDF) 阅读软件:Adobe Acrobat Reader,这种软件非常有助于查看格式化文件,比如外部设计人员或合作人员提供的手册版面布局。
图形图像编辑工具:CorelDraw、Adobe Illustrator、Adobe Photoshop、Macromedia Freehand、Deneba Canvas(扫描仪也可能附带图像编辑软件。)
网络浏览器:Netscape Navigator或Microsoft Internet Explorer
很多商务应用程序都配置成套,提供上述所有产品及其他一些产品。一些较受欢迎的套件包括:
Microsoft Office以及价格较低的Microsoft Works
Corel
Lotus
AppleWorks
很多程序还具有价格较低的“简易”或“限定”版,适合小型企业。通常,它们在Windows和Macintosh计算机平台上都可以使用。
 
套装软件需求
如果您与他人合作,需要协调进度、访问共享文件、维护客户管理、在聊天室碰面等,您面临的挑战就较大。有Lotus Notes或Novell Groupwise等软件可提供此类功能的解决方案。这些解决方案可能要求具有相当丰富的计算机知识,并需要 IT人员来管理系统。
 
也可以选择在线管理服务,该服务在互联网上提供上述服务,您可以通过浏览器访问。这些服务都相当简便。它们提供许多功能,促进团队成员之间的信息协调、客户互动或与合作人员的通信及文件共享。这种服务通常会针对每个用户征收小额月费,或者面向无限制用户征收较大额的固定收费。但是,有些服务包括免费限定版。下面是网上提供的部分此类服务:
Virtual Office:Afteroffice
Visto:基于Web的时间安排、文件存储和管理工具
OfficeClip:使团队紧密合作
PlanetIntra:基于Web的管理和通信工具
Punch Networks:互联网文件管理平台
您的软件需求因您所从事工作的不同而有很大区别。请咨询同类企业或行业协会,了解您的同行首选哪些程序。
也不要忘了共享软件。有很多优秀程序可执行您所需的全部任务,而且价格不高。请参阅Tucows或ZDNet,查看并下载共享软件和免费软件。
其他
除计算机设备和软件外,您还需要一部不错的电话。呼叫识别可筛选出电话推销和目前不便接听的其他电话,从而为您提供帮助。
 
浪涌保护器是必需的,它不仅能为您的计算机及外围设备提供更多插座,还能保护您的设备。
您还需要一张足够大的桌子。它应有摆放电脑的空间,如有必要,还应有展开文书工作的空间。带有拐角的“L”形桌子非常适合。确保桌子有较大的键盘托盘,足以容纳鼠标垫和鼠标。而很多电脑桌的托盘都不够大。同时,不要忘了为打印机、扫描仪、传真机和其他设备留出空间。
 
架子、橱柜和文件柜也是必需的,可利用垂直空间并保持物件有序。架子和文件柜的顶部空间还可用于放置打印机、扫描仪、传真机等。
 
此外,不要忘了买把舒适的椅子,以提供良好的背部支持。椅子应具有尽可能多的可调节部件,以适合您的身体。带扶手的椅子会更舒适些,特别是当您需要做一些不用电脑的工作时。
 
即使与15年前相比,当今的通信也发生了巨大变化。电子邮件已成为一种生活方式,也可能成了您与一些人唯一的通信方式。今天的商务通信方式与15前已不可同日而语。您当时可能使用办公室电话,不过当时还没有那么多电话,可能还需要用电报机。但不久之后,传真机开始进入市场,然后汽车电话和电子邮件开始盛行。随着技术的发展,期望完成的工作量也越来越大。现在,我们可以更快地完成更多工作,同时提高生产力的期望也不断攀升。
 
随着技术飞速发展和工作量的增加,人们也非常强烈地希望在家工作,以缓解上下班的劳累。从这方面来看,剥夺了我们自由的技术也让我们体验了前所未有的自由……当然,技术迫使我们辛苦工作之前那段自由的时光是再也回不来了!
 
这与通信有何关系呢?在虚拟商务环境中如何通信?任何企业中相当大的一部分工作是与通信相关的。如果您能有效地通信,就能更加有效地工作。让我们利用通信技术来找回一些自己的生活吧。下面是具体做法:
只需一部普通的手机,您就可以去看孩子的垒球比赛,而无需担心错过重要电话。
通过手机或PDA(个人数字助理),使用无线Web技术,您可一边去杂货店,一边等待通过电子邮件传来需要您审批的文件。
凭借虚拟助手或随时可用的办公服务,您可在地下室工作,同时拥有专业地址及接听电话的接待员。
凭借视频会议,您无需离开所在城市,即可与全国的客户或合作人员面对面交流。
借助结合了互联网演示软件的电话会议,您可与几个人实时通信,并在世界不同地方观看相同的演示。Sonexis提供这些工具。
使用基于Web的办公工具,您可进行时间安排、发送文件、通过聊天室或即时通讯与合作人员或客户进行交流。
在自定义聊天室中,或通过即时通讯,您可与不同地区的几个人、在不能通话的情况下进行讨论。
通过网络会议,您可举行实时互动研讨会、会议或其他会谈。
如您所见,现在任何办公环境中的通信都非常简单,并且几乎可在任何地方进行。别忘了电话这一基本通信方式。
 
连接
如果不接入互联网,所有这些硬件和软件对您都没有任何用处。如果能接入互联网,最好采用宽带接入。“宽带”一词是指DSL这样的高带宽技术,或者是可以通过单一连接收发文件和音视频的电缆。
如果您家中有电缆,大多数情况下也可采用电缆调制解调器和互联网接入。DSL使用标准电话线,但要求您距离提供商交换中心相对较近(某些情况下5-6公里左右)。与当地提供商联系,了解您所在地区是否有DSL可用。很多提供商提供在线工具,您只需输入电话号码,即可确定家中是否可用该服务。
 
如果居住地没有电缆或DSL接入,您还可选择通过卫星进行互联网接入。该系统可提供快速连接,但需要卫星天线和接收器以及特殊调制解调器。单击此处,了解有关卫星互联网接入的更多信息。
如果宽带连接具有“永久接入”性,您还需要设置防火墙。阅读关于防火墙工作原理的一文,了解如何保护文件免遭黑客袭击。
无论采用何种方法接入互联网,您都会需要ISP(互联网服务提供商)。除了接入互联网,ISP还向您提供一个电子邮件地址,并且可能有5-10Mb的可用空间。您也可从其他网站,如HotMail、Yahoo或Excite上获得其他电子邮件地址。这些地址都是免费的,其优点是您更换ISP后无需更换电子邮件。您可保留电子邮件地址,并可将该地址中的邮件转发给其他任何需要的电子邮件帐户。这就省却了麻烦,不用向所有联系人发送通知,告知他们您换邮箱了。如果公司为您分派了邮箱,哪么私人电子邮件最好采用另外一个地址。
 
如果需要在家中连接多个计算机,请阅读怎样实现家庭联网一文。
与客户的会见不能总在网上或客户处进行。当您面临这种情况时,无需让客户到家中来,而应该留意一下可短租的行政套房或宾馆。如果您自己经营业务,并且这种情况经常出现,您可能需要考虑租用行政套房。这种套房不仅可为您提供接待员、语音信箱、电子邮件以及其他服务,还可让您在限定时间内使用私人办公室、接待区和会议室。如果不需要这种固定安排,您也可以合理的价格按小时租用。
 
例如,华盛顿特区布莱克大楼(The Blake Building)可容纳五人的会议室,预定三个小时需要75美元;而15人的会议室同样时间需要120美元。此类服务通常可在线预定,同时还提供地图、书面指导、联系信息、照片和其他房间需求的相关信息。
当然,还有其他会见地点可供选择,如宾馆大堂、餐厅、高尔夫球场等。
过去风光的日子里,坐在有高大窗户的领导办公室,秘书就在门外,您非常清楚如何完成工作中的行政事务……秘书会处理。但没有这种办公室或等在门外的秘书时,您该怎么办?答案非常简单,在虚拟办公室使用虚拟助手(VA)。
只需打开搜索引擎,键入“虚拟助手”。您会找到很多网站链接,链接到过去坐在门外、帮您处理事务的那些人创建、管理并维护的网站。
 
这些助手可做所有之前秘书可做的事。(但您必须自己倒咖啡!)他们可以按需提供服务。如果喜欢,您还可每天、每周或每月约定特定的时间让其为您工作。通过电子邮件、传真和其他电子技术,您可像以前一样快速地处理工作。您只需为所用的时间付款,而不是向工作闲时懒散地坐在桌边的人付款。很多此类VA下班后也提供服务。甚至还有虚拟助手大学(AssistU),为虚拟助手提供20周课程,颁发基础和大师两种级别的学位和证书。该项目获得了好评。
 
您应注意哪些方面?
除了工作时间灵活并可降低成本外,使用VA的好处还包括能找到具有各种技能的人。尽管AssistU将虚拟助手定义为长期为客户提供管理支持的人,但您会看到很多称自己是VA的人,他们提供的技能很多样,从基本的数据输入到网络设计、再到会计,不一而足。请务必查看他们的工作样本,并与推荐人交流。与推荐人交流时,不仅要了解工作质量,还应了解他们的速度和准确性。
 
对于自己就是企业家的VA,您可能会发现他们相当了解网络环境中更有效解决问题的新方法。看他们的网站是否有创意,以及他们提供给您的样本文件的实际布局和格式。还要询问您与之交流的推荐人,VA是否提出了任何改进工作流程的好主意。
 
如果公司员工都在远离“虚拟办公室”的不同地点远程办公,您应该考虑制定一些家庭办公室规则。这有助于将各个员工的工作量化,确保整个系统的工作流程相互兼容,帮助您在网络中管理员工。
 
规则中应考虑下列问题:
家庭办公室的地点:促使员工在一个单独房间中建立家庭办公室,以便工作时不受干扰。
家庭办公室的设备:为员工提供或指定所需的计算机系统。
计算机软件:使所用软件标准化,以便文件可以兼容。
系统登录程序:记录访问中央数据库的人员和时间,从而帮您确保数据库的安全性及管理员工。
提交时间表的程序。
正常工作时间内的可访问性要求:由于在家办公具有灵活性,您和员工会发现工作的时间经常为非正常工作时间。不要因为这种自由而让其他员工或客户无法访问您。
员工在工作时间必须离开办公室时,转接电话或转发电子邮件的程序。
客户互动规则:这应包括电子邮件规则(因为我们倾向于在电子邮件中使用不太正规的语言)、传统通信规则、会见地点规则和可能在业务中发挥作用的任何其他规则。
这些规则可能无需正式打印分发,但至少应将一些想法写入标准,让您的员工注意并遵守。如果定期沟通并公开邀请员工提出改进建议,您的业务不仅会成功,而且还会兴旺发达。
从家庭办公室的角度来看,有几个法律问题需要考虑。首先,您的家在商业区吗?您在家可经营哪种业务?查看当地区划条例,确保无需获得任何特别准许或许可,或对在家经营哪种业务有任何限制。例如,如果业务需要客户上门,那么停车可能会成为一个问题。在尚未深入开展业务之前,请先了解情况。
 
在家经营业务(或只是工作)还牵涉到税务问题。如果想要建立家庭办公室,美国税务局(IRS)的要求非常严格,会要求您不得利用该场所从事您工作以外的任何其他活动。因此,如果在餐桌上工作,您可能就拿不到家庭办公室的税务折扣。但也有一些例外(如在家照看孩子等),因此请联系您的税务会计或律师,了解有关您这种情况的适用法律。
虚拟办公室的优势似乎显而易见(更自由、更灵活、有机会在家陪孩子),但可能远不止您想到的这些。
 
下面为您列出了虚拟办公室的一些其他优势:
不用在缓慢移动的车流中驾驶摩托车,从而不会污染空气,更环保
减少交通阻塞
不用在拥堵的路上驾车上下班,从而减轻压力
节省上下班的时间
节省汽油、汽车磨损、购置工作装和外出午餐的费用,从而带来经济效益
可以更加有效地管理您的时间
能够在您效率最高的时段工作,从而提高生产力
由于少吃快餐,饮食更合理,从而有益健康
精神疲惫时,可以进行身体锻炼
可减轻压力
生活更平衡协调
工作环境更宽松
雇佣兼职或合同工的机会更多
由于地理位置不再重要,应聘人数增加
劣势
缺乏面对面的交流,沟通不畅或误解的机会增多
技术难点会阻碍交流或工作进展
员工中有疏离或隔阂
员工之间友情较淡,团队的凝聚力可能较弱
难以将空闲时间和工作时间分开,因为工作总在身边
不太方便在午餐时间办事
如果总是独自在家,会产生孤独感
缺乏行政和管理支持
 
当然利弊还不止这些。您的工作就是确定对企业的不利之处,化不利为有利。如果需要,请寻求外部援助。您可能需要专业人士的指导来开展这项工作,特别是刚开始时。通过精心规划、沟通和所需的外部技术支持,您的虚拟办公室可以取得成功,从而促进未来的虚拟业务。